Cargo E - Secretário Executivo

NÍVEL DE CLASSIFICAÇÃO: E

DENOMINAÇÃO DO CARGO: SECRETÁRIO EXECUTIVO

CÓDIGO CBO: 2523-05

REQUISITO DE QUALIFICAÇÃO PARA INGRESSO NO CARGO:
• ESCOLARIDADE:   Curso   Superior   em   Letras   ou   Secretario   Executivo Bilíngüe
• OUTROS:
• HABILITAÇÃO PROFISSIONAL: Lei nº 7.377*, de 30 de setembro de 1985 - Dispõe sobre a profissão de Secretário e dá outras providências. * A reda-ção dos incisos I e II do art. 2º, o caput do art. 3º, o inc. VI do art. 4º e o pa-rágrafo único do art. 6º foram alterados pela Lei nº 9261, de 10-01-1996.

DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO:
Assessorar,   gerenciando   informações,   auxiliando   na   execução   de   suas   tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenar e   controlar   equipes   e   atividades;   controlar   documentos   e   correspondências.
Atender   usuários   externos   e   internos;   organizar   eventos   e   viagens   e   prestar serviços em idiomas estrangeiros. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.

DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES TÍPICAS DO CARGO
• Assessorar direções:
Administrar agenda pessoal das direções; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar  pendências; definir  encaminhamento  de  documentos; assistir  à  direção em reuniões; secretariar reuniões.
• Atender pessoas:
Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encami-nhar pessoas; prestar atendimento  especial a autoridades e usuários diferenciados.
• Gerenciar informações:
Ler   documentos;   levantar   informações;   consultar   outros   departamentos;   criar   e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings.
• Elaborar documentos:
Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
• Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
• Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
• Supervisionar equipes de trabalho:
Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.
• Arquivar documentos:
Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
• Utilizar recursos de Informática.
•   Executar   outras   tarefas   de   mesma   natureza   e   nível   de   complexidade associadas ao ambiente organizacional.