Cargo D - Assitente em Administração
NÍVEL DE CLASSIFICAÇÃO: D
DENOMINAÇÃO DO CARGO: ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO
CÓDIGO CBO - 4110-10
REQUISITO DE QUALIFICAÇÃO PARA INGRESSO NO CARGO:
• ESCOLARIDADE: Médio Profissionalizante ou Médio Completo + experiência
• OUTROS: Experiência de 12 meses
• HABILITAÇÃO PROFISSIONAL.
DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO:
Executar serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística; atender usuários, fornecendo e recebendo informações; tratar de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; preparar relatórios e planilhas; executar serviços gerais de escritórios.
Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES TÍPICAS DO CARGO
• Tratar documentos:
Registrar a entrada e saída de documentos; triar e distribuir documentos; conferir dados e datas; verificar documentos conforme normas; conferir notas fiscais e faturas de pagamentos; identificar irregularidades nos documentos; conferir cálculos; submeter pareceres para apreciação da chefia; classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos; arquivar documentos conforme procedimentos.
• Preencher documentos:
Digitar textos e planilhas; preencher formulários.
• Preparar relatórios formulários e planilhas:
Coletar dados; elaborar planilhas de cálculos; confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas; efetuar cálculos; elaborar correspondência; dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos.
• Acompanhar processos administrativos:
Verificar prazos estabelecidos; localizar processos; encaminhar protocolos internos; atualizar cadastro; convalidar publicação de atos; expedir ofícios e memorandos.
• Atender usuários no local ou à distância:
Fornecer informações; Identificar natureza das solicitações dos usuários; Atender fornecedores.
• Executar rotinas de apoio na área de recursos humanos:
Executar procedimentos de recrutamento e seleção; dar suporte administrativo à área de treinamento e desenvolvimento; orientar servidores sobre direitos e deveres; controlar frequência e deslocamentos dos servidores; atuar na elaboração da folha de pagamento; controlar recepção e distribuição de benefícios; atualizar dados dos servidores.
• Executar rotinas de apoio na área de materiais, patrimônio e logística:
Controlar material de expediente; levantar a necessidade de material; requisitar materiais; solicitar compra de material; conferir material solicitado; providenciar devolução de material fora de especificação; distribuir material de expediente; controlar expedição de malotes e recebimentos; controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância); pesquisar preços.
• Executar rotinas de apoio na área orçamentária e financeira:
Preparar minutas de contratos e convênios; digitar notas de lançamentos contábeis; efetuar cálculos; emitir cartas convite e editais nos processos de compras e serviços.
• Participar da elaboração de projetos referentes a melhoria dos serviços da instituição.
•Coletar dados; elaborar planilhas de cálculos; confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas; atualizar dados para a elaboração de planos e projetos.
• Secretariar reuniões e outros eventos:
Redigir atas, memorandos, portarias, ofícios e outros documentos utilizando redação oficial.
• Utilizar recursos de informática.
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.
