Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas

Substituição de Cargo de Direção, Função Gratificada ou Função de Coordenador de Curso

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Definição
É o pagamento devido ao substituto pelo exercício de função gratificada, função de coordenador de curso ou de cargo de direção, na proporção dos dias de efetiva substituição, em razão de afastamento ou impedimento legal ou regulamentar do titular.

Tipo Documental: Processo Digital
Assunto: Em "vocabulário controlado" pesquise por "Substituição de chefia".      

Ou

Seleção de assunto:
Assunto nível 1
ADMINISTRAÇÃO GERAL
Assunto nível 2
Pessoal
Assunto nível 3
Quadros, tabelas e política de pessoal
Assunto nível 4
Movimentação de pessoal
Assunto nível 5
Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição

Documentação necessária para instruir o processo

  1. Quando existe substituto eventual do cargo/função:
    1. Formulário de Substituição de Chefia (FG ou CD);
    2. Cópia dos documentos que comprovem o afastamento (exceto em caso de férias, vacância do cargo, licença tratamento de saúde registrada no SIASS e licença capacitação).
    3. Declaração - Pagamento de Substituição
  2. Quando não existe substituto eventual do cargo/função:
    1. Formulário de Substituição de Chefia (FG ou CD);
    2. Declaração de bens e rendas (Anexo I ou Anexo II da Instrução Normativa 67- 2011- TCU) - Peça restrita;
    3. Declaração de Acumulação de Cargos ou Não Acumulação de Cargos - Peça restrita;
    4. Declaração de Vínculo familiar para fins de apuração de situação de nepotismo (exceto para cargos ou funções eletivas) - Peça restrita;
    5. Termo de Opção de Remuneração de Ocupante de Cargo de Direção (somente para substituição de cargo de direção - CD);
    6. Cópia dos documentos que comprovem o afastamento (exceto em caso de férias, vacância do cargo, licença tratamento de saúde registrada no SIASS e licença capacitação).
    7. Declaração - Pagamento de Substituição

Observação:

  • As peças devem ser anexadas separadamente, devem estar legíveis e em formato retrato;
  • Quando assinada digitalmente, a peça deve ser anexada como nato-digital, se assinada manualmente deve ser anexada como cópia autenticada administrativamente;
  • Formulários com informações pessoais devem ser anexados como nível de acesso "restrito"

Formulários
Formulário de Substituição de Cargo de Direção/Função Gratificada/Função de Coordenador de Curso
Declaração de bens e rendas (Anexo I IN-TCU 67-2011) OU Declaração de bens e rendas (Anexo II IN-TCU 67-2011)
Termo de Opção de Remuneração de Ocupante de Cargo de Direção
Declaração de Acumulação de Cargos OU Declaração de Não Acumulação de Cargos
Declaração de vínculo familiar para fins de apuração de situação de nepotismo
Declaração - Pagamento de Substituição

Setor responsável:

Coordenação de Análise, Registros e Pagamentos (CARP/DGP/Progep)
Telefone: 27-4009-2263
Email: carp.dgp.progep [at] ufes.br

Informações Gerais

  1. Para efeito de substituição são considerados como afastamento, impedimento legal ou regulamentar do titular do cargo/função, a título de exemplo, a seguir discriminados:
    1. Férias;
    2. Afastamento para estudo ou missão no exterior, conforme regulamento contido no Decreto n° 5.707, de 2006;
    3. Ausências do serviço para doar sangue (um dia); alistamento eleitoral (dois dias); casamento, falecimento do cônjuge, companheiro, pais, madrasta ou padrasto, filhos, enteados, menor sob guarda ou tutela e irmãos (oito dias consecutivos);
    4. Participação em programa de treinamento regularmente instituído, conforme disposto no Decreto n° 5.707, de 2006;
    5. Júri e outros serviços obrigatórios previstos em lei;
    6. licença à gestante, à adotante e à paternidade;
    7. para tratamento da própria saúde ou de pessoa da família;
    8. por motivo de acidente em serviço ou doença profissional;
    9. Afastamento preventivo e participação de comissão de sindicância, processo administrativo disciplinar ou de inquérito;
    10. Licença para capacitação;
    11. Licença Prêmio;
    12. Vacância do titular da função.
    13. Folga eleitoral
  2. Para as funções que já possuem substituto eventual designado, este assumirá automaticamente o exercício do cargo ou função nos afastamentos ou impedimentos do titular. Para as funções que não possuem substituto eventual designado a validação dos atos praticados ocorre mediante a designação do substituto, por meio de publicação de Portaria, antes do afastamento do titular;
  3. O processo para pagamento de substituição de chefia deverá ser encaminhado  a DGP/PROGEP com antecedência mínima de 15 dias ao início da substituição. Na hipótese de inobservância desse prazo o pagamento da substituição ocorrerá a partir da publicação no Diário Oficial da União, no caso de Cargo de Direção (CD), ou no Boletim de Gestão de Pessoas no caso de Função Gratificada (FG) ou Função de Coordenador de Curso.
  4. Os servidores designados como substitutos, durante o período de substituição, deverão se submeter a regime de integral dedicação ao serviço, podendo ser convocados sempre que houver interesse da Administração;
  5. O servidor no exercício da substituição acumula as atribuições do cargo que ocupa com as do cargo para o qual foi designado nos primeiros 30 (trinta) dias ou período inferior, fazendo jus à opção pela remuneração que lhe for mais vantajosa desde o primeiro dia de efetiva substituição;
  6. Transcorrido o prazo de 30 (trinta) dias de substituição, o substituto deixa de acumular as funções e passa a exercer somente as atribuições inerentes às do cargo substituído, percebendo a retribuição correspondente;
  7. Os afastamentos do titular por motivo de viagem de serviço, não ensejam pagamento de substituição;
  8. O pagamento da substituição de chefia somente será efetuado se o afastamento/licença do titular estiver devidamente registrado no SREF, caso contrário o processo será devolvido.
  9. No caso de Vacância de cargo de Diretor de Centro antes do término do mandato, o vice-diretor responderá em substituição pelo prazo de 60 (sessenta) dias.
  10. Nas faltas e nos impedimentos simultâneos do Diretor e do Vice-Diretor; do Chefe e Subchefe; do Coordenador e Subcoordenador, o encargo será exercido pelo mais antigo, no magistério da Universidade, dentre os membros do Conselho Departamental, Departamento ou Colegiado do Curso, respectivamente sem, contudo, gerar efeitos financeiros.
  11. O docente em regime de 20 (vinte) horas semanais poderá ser temporariamente vinculado ao regime de 40 (quarenta) horas semanais, sem dedicação exclusiva, na hipótese de ocupação de cargo de direção, função gratificada ou função de coordenação de cursos, desde que verificada a acumulação de cargos e a existência de banco de professor-equivalente.
  12. Os procedimentos para solicitação de substituição serão realizados pela chefia Imediata, conforme informações constantes do Manual da Chefia.
  13. No que se refere ao instituto da substituição, conforme previsto no art. 38 da Lei nº 8.112/1990, o substituto deve estar indicado no regimento interno da Instituição ou ser previamente designado, mediante a publicação do ato de nomeação ou designação. Pois o ato administrativo de nomeação/designação de servidor produzem efeitos ex nunc, isto é, a partir da publicação do ato. Dessa forma, o servidor só pode exercer as funções substituição após a devida designação a qual ocorre com a publicação da portaria emitida pela autoridade competente no Diário Oficial da União ou Boletim de Gestão de Pessoas. Ou seja, eventual ato realizado sem a devida designação/nomeação, a qual deve ser formalizada pela publicidade devida, torna o agente público responsável pela execução desprovido da legitimidade necessária para tornar o aludido ato válido.
  14. Enquanto não for publicada a portaria de designação/nomeação a responsabilidade para praticar os atos recai sobre a autoridade imediatamente superior ao cargo de direção, função gratificada ou função de coordenador de curso em que se dará a investidura.
  15. É permitido designação de substituto de cargo em comissão que esteja vago, desde que presente o interesse público e que a sobredita forma de designação tenha caráter excepcional, posto que não desobriga o gestor público da necessidade de prover a titularidade do cargo em comissão, observados os regramentos estabelecidos no Decreto nº 4.734, de 2003
  16. Em caso de afastamento simultâneo do titular e do substituto legal do cargo ou função de direção, o substituto eventual poderá ser dispensado  e poderá ser designado pelo dirigente máximo do órgão ou entidade um outro servidor para substituto do referido cargo, o que não impede que esse servidor dispensado ao retornar do afastamento seja, novamente, designado para substituto do tal cargo.
  17. De acordo com a Nota Técnica SEI nº 4869/2015-MP o servidor deve perceber a remuneração proporcionalmente aos dias de efetiva substituição não fazendo jus, por exemplo, a receber substituição nos dias em que estiver de férias, licença médica, licença para acompanhar pessoa da família, recesso de fim de ano, ausência em razão de casamento, licença paternidade, entre outros. Desse modo, o substituto, por não ser o titular do cargo e por apenas exercer as atribuições deste, fará jus à remuneração do cargo proporcionalmente aos dias de efetiva substituição, sendo indevida tal remuneração quando o substituto estiver afastado das atribuições do seu cargo (efetivo ou comissionado), mesmo que considerado como de efetivo exercício nos termos da Lei nº 8.112, de 1990, uma vez que não houve o fato gerador deste direito, qual seja, o efetivo exercício das atribuições do cargo substituído.
  18. O pagamento da substituição será feito após a homologação da frequência do mês em que ocorrer a substituição.
  19. É vedada a manutenção de familiar como substituto de ocupante de cargo em comissão ou função de confiança sob subordinação direta do agente público, exceto em cargo eletivo.

O ocupante de cargo de assessoramento não terá substituto, vez que não está responsável por trabalhos desenvolvidos no âmbito de uma divisão, coordenação ou seção, não se configurando como chefe de uma unidade administrativa. (§ 2º do Ofício COGES/SRH/MP nº 204 de 24/10/2005)

O afastamento de servidor, para participar como palestrante, instrutor ou coordenador em eventos, em cursos de capacitação ou em atividades similares, não deve ser objeto de substituição. (Item 8 da Nota Técnica COGES/DENOP/SRH/MP nº 766 de 15/12/2009) 17. Não haverá pagamento de substituição quando o ocupante do cargo em comissão esteja ministrando treinamento em área afeta às atribuições do seu cargo comissionado, pois estará no exercício do mesmo. (Item 5 da Nota Técnica COGES/DENOP/SRH/MP nº 132 de 12/02/2010)

Não existe no ordenamento jurídico pátrio a figura do “responsável pelo expediente”, lhes sendo indevido qualquer pagamento realizado a título de substituição. (Item 12 da Nota Técnica COGES/DENOP/SRH/MP nº 131 de 12/02/2010)

Fundamentos legais:

  1. Artigos 15, §4º; 19, §1º e 38 da Lei nº 8.112/1990;
  2. Art. 1º, 6º e 7º do Decreto n°. 1.916/1996;
  3. Art. 20, § 3º, inciso I, da Lei n°. 12.772/2012;
  4. Instrução Normativa nº 67/2011-TCU, de 6 de julho de 2011;
  5. Art. 1° da Resolução n°. 11/1987 CEPE/UFES;
  6. Artigos 57, 58 e 63 do Estatuto da UFES;
  7. Nota Técnica nº. 131/2010/COGES/DENOP/SRH/MP;
  8. Nota Técnica n°. 253/2011/CGNOR/DENOP/SRH/MP;
  9. Ofícios n°s. 99 e 146/2005/COGES/SRH/MP;
  10. Memorando - Circular n°. 11/2013 DGP/UFES.
  11. Nota Informativa n°. 005/2018 – PROGEP
  12. NOTA TÉCNICA Nº 27/2015/CGNOR/DENOP/SEGEP/MP
  13. Nota Técnica SEI nº 4869/2015-MP
  14. Ofício nº 146/2005/COGES/SRH/MP
  15. Ofício nº 99/2005/COGES/SRH/MP
  16. Portaria nº 407, de 4 de abril de 2019

Última atualização: 29/01/2021.

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